Uygulamada Yapılan Kritik Yanlışlar
Gümrük işlemlerine ilişkin yapılan Sonradan kontrol denetimleri, firmaların gümrük işlemlerinin yalnızca beyan aşamasını değil, tüm ticari ve muhasebesel altyapısını kapsayan detaylı incelemelerdir.
Sonradan Kontrol için şirketlere gelen gümrük müfettişleri, gümrük işlemlerini takip eden birimler dışında daha çok muhasebe ve finans biriminden bilgi ve belge talebinde bulunmaktadır. Bunun nedeni, gümrük tarafı verilerini denetim elemanı kendi sisteminden alabiliyor, kendi sisteminden almış olduğu verileri şirketin finans ve muhasebe verileri ile uyumlu olup olmadığını karşılaştırabilmesi için muhasebe ve finans birimi ile daha çok çalışmaktadır.
Şirketler sadece gümrük müfettişleri tarafından değil arka planda gümrük idarelerinde bulunan Kontrol Servisleri tarafından da denetlenmektedir.
Şirketimiz danışmanlık ve denetim birimince yapılan denetimler ile gümrük müfettişlerinin yapmış olduğu denetimler sonucunda ortaya çıkan temel hatalar aşağıdaki gibi sıralanabilmektedir.
Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonun Alışkanlıklara Bağlı Olarak Belirlenmesi
Birçok firmada eşya sınıflandırması ilk ithalat sırasında yapılmakta ve daha sonra hiç sorgulanmadan aynı GTİP kullanılmaya devam edilmektedir. Ancak, eşyanın herhangi bir muayeneye alınması ve eşyanın laboratuvar analizine tabi tutulması halinde belirlenen tarifenin yanlış olduğu ortaya çıkabilmektedir. Bu durumda geriye dönük olarak cezai işlem uygulanabilmektedir.
Bununla birlikte, yoğun olarak ithal edilen bir eşya ise ara tarifenin tekrar sorgulanması ve eşya ile ilgili yeni bir durum söz konusu olup olmadığının kontrolünün de yapılması gerekir. Örneğin plastik ham madde ile üretimi yapılan eşya için belirlenen ürün koduna göre tarife belirlenmiş olabilir, ancak daha sonra aynı ürün kodu ile üretici firma ürünü kauçuk ile üretmeye başladığında veya ürün içerisinde başka ham madde eklediğinde tarife değişecektir. Her ne kadar invoice da gtip üretici ya da tedarikçi firma tarafından belirtilse de alışkanlıklar nedeniyle belirlenen GTİP ile ithalat devam ettirilebilmektedir.
Bir tarife değişikliği olabilme ihtimaline karşı hem üretici/tedarikçi firmaya zaman zaman ürün içeriği hakkındaki bilgilerde değişiklik olup olmadığının sorulması ve/veya ürün periyodik olarak analize tabi tutularak GTİP değişikliği gerektirecek bir durumun olup olmadığı sorgulanmalıdır.
Çözüm:
Bir eşya ithal edilirken eşyanın GTİP’inin doğru belirlenmesi hem ithal edilen eşyanın hem de aynı eşyanın tekrar ithal edilmesi durumlarında GTİP kaynaklı hataları ortadan kaldıracaktır. GTİP’in doğru belirlenebilmesi için bu konuda uzman kişilerle çalışmanız önemlidir. Tarifenin doğru belirlenebilmesi için eşyaya ilişkin tarifenin belirlenmesinde gerekli olacak tüm teknik bilgi ve belgenin, laboratuvar analizi, eşyanın kullanım alanın belirlenmesi vb. hakkında bilgi ve belgenin temin edilmesi önem arz etmektedir.
Royalti ve Lisans Ödemeleri Gibi Gümrük Kıymetine Dahil Edilmesi Gereken Faturaların Beyan Edilmemesi
Şirketlerde gördüğümüz eksik bilgiye dayanan bir başka durum ise royalti lisans faturalarının gümrük idaresine beyan edilmemesidir. Söz konusu durum daha çok royalti/lisans faturasının muhasebe biriminden dış ticaret birimine akmamasından kaynaklanmaktadır. Çünkü genellikle royalt/lisans ücretlerinin ilk bakışta gümrükle bir ilgisinin olmadığı algısından kaynaklandığı görülmektedir. Ancak, royalti/lisansa konu olan sözleşme detaylı incelendiğinde faturanın gümrüğe beyan edilmesi gereken bir fatura olduğu anlaşılmaktadır.
Royalti/lisans faturalarının beyana konu olabilmesi için royalti/lisans faturası ithal edilen eşya ile ilgili olmalı ve o eşyanın satış koşulu olması gerekmektedir. Bu iki husus aynı anda sağlanması halinde gümrüğe beyan edilmesi gerekmektedir.
Gümrük idaresine beyan edilmeyen ve yurtdışından gelen royalti/lisans faturası ve diğer gümrük idaresine beyan edilmesi gereken faturalar II nolu KDV beyannamesi ile beyan edilmektedir. Ancak gümrük idareleri, doğrudan Hazine ve Maliye Bakanlığı’na II nolu KDV beyannamesi ile beyan edilen faturaları da takip ettiğinden dolayı gümrük idaresine beyan edilmesi gereken faturaların maliyeye beyan edilmesi şirketin sorumluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.
Çözüm:
Yurtdışından gelen tüm faturaların II Nolu KDV beyannamesi ile beyan edilmeden önce mutlaka dış ticaret birimi ile paylaşılması ve dış ticaret biriminin söz konusu faturanın bir ithalat işlemi ile ilgisinin olup olmadığının kontrolünü sağlaması, gerekirse gümrük müşavirlik firmasında bu konuda uzman kişilerden destek alarak konuyu sonuçlandırmasıyla faturanın nasıl beyan edilmesi gerektiğinin tespiti yapılmalıdır.
Belgelerin Sonradan Hazırlanabileceği Düşüncesi
Şirketler, bazı belgeleri işlem esnasında yoğunluktan ya da eşyanın aciliyetinden dolayı gerekli olan belgeyi temin etmeyip “denetim olursa denetim esnasında temin ederiz” düşüncesiyle hata yapmaktadır. Özellikle daha önce ithalatını yapıp herhangi bir sorun yaşanmaması durumunda “daha önce bu şekilde eşyanın ithalatını yaptık” düşüncesi ile yapılan işlemler şirketleri büyük yanılgıya uğratmaktadır.
Çözüm:
Şirketler, bir eşyanın ithalatını yapmadan önce eşya ile ilgili gerekli olan tüm evrakların neler olduğunun tespitini yaptıktan sonra bu belgeleri temin edip edemeyeceğine göre hareket etmesi gerekir. Eşyayı getirelim sonra evrakları temin ederiz düşüncesi ile hareket edildiğinde ve işlem anında belgenin mevcut olmaması nedeniyle şirketler ciddi zorluklar yaşamaktadır. Burada eşya için gerekli olan bilgi belgelerin neler olduğunu tespit etmesi noktasında konu hakkında uzman kişilerden destek alınmalıdır.
İç Kontrol Mekanizmasının Olmaması
Birçok şirkette gümrük işlemleri tamamen operasyonel yürütülmekte, kontrol mekanizması bulunmamaktadır. Böyle bir sistemin olmamasının nedeni ise genellikle ithal aşamasında herhangi bir sorun yaşanmamasının “ithalat sürecini doğru yapıyoruz, herhangi bir hata yapmıyoruz” algısının yer almasıdır. Bazı durumlarda, hatalı işlem yapılabileceği düşünce olmakla birlikte, operasyon sürecini yetiştirme kaygısıyla yapılan işlemlerin denetiminin yapılması tarafına yoğunluk verilememesi de karşımıza çıkmaktadır. Ancak ilk sonradan kontrol denetiminde yapılan hatalar ortaya çıktığında sistematik yapılan hataların olduğu ve bundan dolayı de cezaların toplu ve yüksek olması sonucunda yapılan hatanın farkına varılmaktadır.
Genel Değerlendirme
Yukarıda bahsedilen başlıklara, bir çok başlık eklenebilir ancak şu açık kı sonradan kontrol denetimlerinde tespit edilen hatalar çoğu zaman mevzuat bilgisi eksikliği ile birlikte, organizasyon eksikliğinden de kaynaklanmaktadır.
Gümrük işlemleri sadece beyan değil; muhasebe, satın alma, lojistik ve üretim süreçlerinin tamamını kapsayan entegre bir yapıdır. Bu nedenle denetime hazırlık, işlem sonrasında değil, işlem anında kurulan doğru sistemle sağlanır.
Bu durumda şirketler, hem işlem anında tam ve doğru süreç yürütülmeli hem de operasyon süreci sonrasında yapılan denetimlerde eksik ve hatalı işlemle karşılaşılmaması için denetim öncesinde iç kontrol mekanizmasının oluşturulması ( iç denetim ya da dış hizmet alımı yoluyla denetim) önem arz etmektedir.
